Planning & agenda
De agenda: lessen plannen, verzetten en afronden
De agenda is het kloppend hart van je rijschool in Ribba. Je plant er lessen in, verzet ze, blokkeert privé-tijd en rondt lessen af met een lesverslag — en alles is gekoppeld aan tegoed, leskaart en facturatie.
De dag- en weekagenda
Ribba geeft je twee weergaven van je agenda: een dagweergave voor een gedetailleerd beeld van één dag, en een weekweergave om in één oogopslag te zien hoe vol je week zit. Elke afspraak toont een kleurbadge met het lestype, zodat je meteen ziet of het om een rijles, een theorieles, een examen of een proefles gaat. De kleuren van die badges pas je zelf aan bij je thema-instellingen.
Werk je met meerdere instructeurs, dan zie je ieders lessen naast elkaar. Zo houd je overzicht over de hele rijschool en voorkom je dubbele boekingen op hetzelfde voertuig of dezelfde persoon.
Een les inplannen
Een nieuwe les zet je in de agenda met "Nieuwe afspraak toevoegen". Je vindt deze knop in de agenda zelf en als snelactie op je dashboard. Doorloop deze stappen:
- Kies de leerling voor wie je de les plant. Nog geen leerling in je bestand? Voeg die eerst toe via leerlingen beheren.
- Kies het lestype: Rijles, Theorie, Examen of Proefles. Het lestype bepaalt welk tegoed straks wordt afgeboekt en welke badge de les krijgt.
- Stel de datum en tijd in. De lesduur volgt je standaardinstelling (Standaard, Anderhalf of Dubbel), die je bij de planningsinstellingen regelt.
- Kies het voertuig waarmee de les gereden wordt. Ribba houdt rekening met reistijd tussen ophaaladressen — zie beschikbaarheid en voertuigen.
- Sla op. De les verschijnt direct in de agenda en op het overzicht van de leerling ("X gehad · Y gepland · Z tegoed").
Een les herplannen
Loopt een afspraak in de soep, dan verzet je de les zonder hem opnieuw te hoeven aanmaken. Open de les in de agenda en kies "Les herplannen". Je kiest een nieuwe datum en tijd, en eventueel een ander voertuig. De koppeling met de leerling, het lestype en het tegoed blijft intact — je verplaatst dus letterlijk dezelfde les naar een nieuw moment. Voor leerlingen die zelf plannen via de leerling-app verloopt annuleren en verzetten volgens de regels die je hebt ingesteld bij planning en reserveringen.
Bezet-blokken: privé- en geblokkeerde tijd
Niet elk gaatje in je agenda hoeft beschikbaar te zijn voor lessen. Met een bezet-blok reserveer je tijd voor jezelf: een lunchpauze, een tussenstop, administratie of gewoon een vrij dagdeel. In een bezet-blok kan er geen les worden gepland, ook niet door leerlingen die zelf reserveren. Zo houd je grip op je werkdag zonder dat je je hele beschikbaarheid hoeft aan te passen. Voor terugkerende vrije periodes zoals vakanties gebruik je de vakantie-instellingen bij beschikbaarheid en voertuigen.
Een les afronden via het lesdetail
Na afloop van een les open je het lesdetail in de agenda. Daar rond je de les af en leg je in één keer alles vast:
- Lesverslag — een korte notitie over wat je hebt behandeld en hoe de leerling het deed. Handig om bij de volgende les de draad weer op te pakken.
- Leskaart scoren — beoordeel de vaardigheden die aan bod kwamen met score-dots. Die scores bouwen de leskaart van de leerling op en bepalen mee wanneer iemand examengereed is.
- Tegoed afboeken — bij het afronden wordt het tegoed van het bijbehorende lestype automatisch afgeschreven, zodat het saldo van de leerling altijd klopt.
- Factuurkoppeling — de gereden les is de basis voor de facturatie. Zo staat je omzet vast en kun je later los of in batch factureren.
Doordat je verslag, beoordeling, tegoed en facturatie in dezelfde handeling afhandelt, hoef je niets dubbel bij te houden. Eén keer een les afronden werkt door in je hele administratie.
Conflictdetectie met je privé-agenda
Veel instructeurs gebruiken naast Ribba nog een persoonlijke agenda in Apple, Google of Outlook. Koppel je die privé-agenda, dan vergelijkt Ribba je lessen met je persoonlijke afspraken en toont een conflictmelding zodra iets overlapt. Zo plan je nooit een rijles op een moment dat je eigenlijk al bezet bent. Het instellen van deze agenda-koppeling en de iCal-export regel je bij de koppelingen.
Wil je dieper in de planning duiken — automatisch plannen, reserveringsblokken en zelfplanning door leerlingen? Lees verder bij planning en reserveringen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met het tegoed als ik een les afrond?
Zodra je een les afrondt via het lesdetail, wordt het bijbehorende lestegoed van de juiste bucket afgeboekt. Je hoeft dat niet handmatig bij te houden — het tegoed van de leerling loopt vanzelf mee met de gevolgde lessen.
Kan ik privé-tijd blokkeren in mijn Ribba-agenda?
Ja. Met een bezet-blok reserveer je tijd voor jezelf — een pauze, een afspraak of een vrije middag — zonder dat er een leerling aan hangt. In die periode kunnen er geen lessen worden ingepland.
Waarschuwt Ribba me als een les botst met een privé-afspraak?
Als je je privé-agenda koppelt, herkent Ribba overlappende afspraken en toont een conflictmelding in je agenda. Zo plan je nooit per ongeluk een rijles op een moment dat je al bezet bent.
Hoe verzet ik een les naar een andere dag of tijd?
Open de les in de agenda en kies "Les herplannen". Je kiest een nieuwe datum, tijd en eventueel een ander voertuig; de leerling en de gekoppelde gegevens verhuizen automatisch mee.
Zelf aan de slag met Ribba?
Plannen, leerlingbeheer, facturatie en CBR-koppeling in één app. Probeer Ribba een maand gratis — geen creditcard nodig.
Meer over planning & agenda
Planning & reserveringen
Laat Ribba automatisch plannen, werk met reserveringsblokken of een combinatie — en bepaal hoe leerlingen zelf lessen aanvragen.
Beschikbaarheid & voertuigen
Stel je wekelijkse beschikbaarheid en tijdblokken in, beheer vakanties en de wachtlijst, en voeg voertuigen toe met reistijd.