Planningsmodi en reserveringen door leerlingen

De drie planningsmodi

Elke rijschool plant anders. Daarom kies je in Ribba de planningsmodus die bij jouw werkwijze past. Er zijn drie smaken:

• Ribba plant automatisch — Ribba vult je agenda zelf in op basis van je wekelijkse beschikbaarheid en de wensen van je leerlingen. Je krijgt een planbord waarop de voorgestelde lessen verschijnen. Ideaal als je zo min mogelijk handmatig wilt schuiven.
• Rijschool maakt reserveringsblokken — jij bepaalt vooraf welke blokken beschikbaar zijn, en leerlingen kiezen daaruit. Je houdt de volledige regie over wanneer er gereden kan worden. In deze modus krijg je een tab Tijdblokken in de onderbalk.
• Combinatie: automatisch + blokken — het beste van twee werelden. Ribba plant automatisch waar het kan, en daarnaast bied je losse reserveringsblokken aan voor specifieke momenten.

Je kunt altijd van modus wisselen als je werkwijze verandert. De ingeplande lessen in je agenda blijven daarbij gewoon staan.

Leerlingen zelf laten plannen

Wil je leerlingen de vrijheid geven om zelf een les te boeken, dan zet je zelfplanning aan via "Leerling plannen via Ribba". Vanaf dat moment kunnen leerlingen in de leerling-app een les aanvragen: ze kiezen een lestype, een datum en tijd en een ophaaladres, en versturen hun aanvraag. Jij houdt de controle doordat alle grenzen vooraf vastliggen in de reserveringsinstellingen. Zo bespaar je jezelf een hoop heen-en-weer geappen zonder de regie te verliezen.

De reserveringsinstellingen

In de reserveringsinstellingen leg je precies vast onder welke voorwaarden leerlingen mogen reserveren. Deze onderdelen kun je regelen:

Instructeur kiezen of verbergen

Met "Leerling mag instructeur kiezen" ziet de leerling wie er beschikbaar is en kiest hij zelf. Wil je de indeling liever zelf doen, dan kies je "Instructeur verborgen": de leerling reserveert dan alleen een tijdstip en jij bepaalt wie de les geeft.

Lesduur en pauze

Stel de standaard lesduur in op Standaard, Anderhalf of Dubbel. Met "Pauze tussen lessen" zorg je voor lucht tussen afspraken, zodat je op tijd bij de volgende leerling bent. Deze duur werkt door in de reistijdberekening tussen ophaaladressen.

Reserveerperiode

Bepaal vanaf en tot hoeveel dagen vooruit leerlingen mogen boeken, en stel een maximaal aantal lessen per week in. Zo voorkom je dat één leerling je hele agenda claimt of dat er op het laatste moment nog geboekt wordt.

Bevestiging

Kies of een reservering "Eerst bevestigen door rijschool" vereist — dan komt elke aanvraag eerst in de status In afwachting en beslis jij — of dat een reservering "Direct definitief" is en meteen vaststaat zodra de leerling boekt.

E-mailinstellingen

Bepaal wie een bevestiging per e-mail ontvangt: "Alleen naar leerling" of "Naar leerling én rijschool". Handig als je zelf ook een seintje wilt bij elke nieuwe boeking.

Statussen van reserveringen

Elke reservering die binnenkomt krijgt een status, zodat je altijd ziet wat er nog actie vraagt:

• In afwachting — de leerling heeft gereserveerd, maar jij moet nog bevestigen (alleen bij "Eerst bevestigen door rijschool").
• Bevestigd — de les staat vast en verschijnt in de agenda van de leerling en van jou.
• Afgewezen — je hebt de aanvraag niet geaccepteerd; het tijdstip komt weer vrij.
• Geannuleerd — de reservering is ingetrokken, door de leerling of door de rijschool.

Zorg eerst voor een goede basis

Zelfplanning werkt alleen goed als Ribba weet wanneer je kunt rijden en met welke voertuigen. Stel daarom eerst je wekelijkse beschikbaarheid, vakanties en voertuigen in. Daarna kunnen leerlingen binnen die grenzen zelf aan de slag in de leerling-app.