Facturen maken: los, in batch en met termijnen

De Financiën-hub

Alle facturatie in Ribba draait om de Financiën-hub. Je opent hem via de onderbalk (op tablet via de zijbalk). Vanuit dit menu maak je facturen aan, bekijk je bestaande facturen, en open je de rapportages. Belangrijk: de Financiën-tab is alleen zichtbaar voor de eigenaar en admin. Medewerkers en instructeurs zien hem niet — zij hebben wel hun agenda en leerlingen, maar niet je omzet en facturen.

Vanuit de hub bereik je onder andere "Nieuwe factuur aanmaken", "Facturen bekijken", "Batch facturen aanmaken", "Factuursjablonen", "Creditnota's" en "Exporteer facturen als CSV". De financiële rapportages — debiteuren, btw-overzicht, omzetrapportage en jaaroverzicht — vind je ook hier; die behandelen we apart bij het financieel overzicht.

Een losse factuur maken

De snelste route naar één factuur is "Nieuwe factuur aanmaken". Je vult de factuurgegevens in, kiest de leerling als debiteur en voegt de regels toe (lessen, een lespakket, of losse producten). Ribba berekent de btw en het totaal automatisch.

1. Open de Financiën-hub en kies "Nieuwe factuur aanmaken".
2. Selecteer de debiteur — meestal de leerling, of een ouder die betaalt.
3. Voeg regels toe: gevolgde lessen, een pakket of een los product uit je aanbod.
4. Controleer de factuurdatum, het bedrag en de btw, en verstuur de factuur.

Je kunt facturen ook direct koppelen aan een les. In het lesdetail in de agenda boek je bij het afronden het lestegoed af en koppel je de les aan een factuur, zodat je geen dubbele administratie hebt.

Batch-facturen aanmaken

Heb je aan het eind van de maand veel leerlingen te factureren? Dan is "Batch facturen aanmaken" sneller dan één voor één. Je selecteert meerdere leerlingen tegelijk en Ribba maakt in één keer een factuur per leerling aan, op basis van hun gevolgde lessen of lopende pakketten. Zo verstuur je een hele lichting facturen met een paar handelingen.

Termijnfacturen bij lespakketten

Verkoop je lespakketten? Dan wil je die vaak niet in één keer factureren, maar in termijnen. Bij een pakket met termijnbetaling maakt Ribba termijnfacturen aan volgens het schema dat je bij het pakket hebt ingesteld. De leerling betaalt dan in delen, en jij houdt overzicht over wat er per termijn openstaat en al betaald is.

Factuursjablonen

Met "Factuursjablonen" leg je de opmaak en vaste gegevens van je facturen één keer vast. Zo staan je bedrijfsnaam, KVK, btw-nummer en huisstijl automatisch goed op elke factuur en hoef je die niet steeds opnieuw in te vullen. Handig als je meerdere soorten facturen verstuurt of je facturen een consistente uitstraling wilt geven.

Herinneringen sturen

Blijft een factuur openstaan? Open hem en kies "Herinnering sturen". Je kunt dit handmatig doen, maar je kunt herinneringen ook automatisch laten versturen. Dat regel je in de facturatie-instellingen onder "Termijnen & herinneringen", waar je bepaalt na hoeveel dagen een herinnering uitgaat. Zo hoef je zelf niet achter elke betaling aan.

Betaalt een leerling via iDEAL of automatische incasso, dan wordt de status van de factuur automatisch bijgewerkt — daarover lees je meer bij betalingen en incasso.

Creditnota's

Een verzonden factuur draai je niet terug door hem te verwijderen, maar met een creditnota. Via "Creditnota's" maak je een tegenboeking op een bestaande factuur. De originele factuur krijgt dan de status Gecrediteerd, zodat je administratie sluitend blijft en je boekhouder precies ziet wat er is teruggeboekt.

Factuurvelden en statussen

Elke factuur in Ribba bevat vaste velden die je terugziet op de factuur en in de export:

Daarnaast heeft elke factuur een status die aangeeft waar hij in het proces staat — van openstaand tot betaald, en Gecrediteerd als er een creditnota op is gemaakt. Betaalstatussen zoals "paid" worden automatisch bijgewerkt bij een geslaagde iDEAL-betaling of incasso.

Facturen exporteren als CSV

Wil je je facturen buiten Ribba verwerken of aan je boekhouder geven? Kies "Exporteer facturen als CSV". Je krijgt een bestand met alle factuurregels en -velden dat je in Excel of een boekhoudpakket kunt openen. Werk je met een boekhoudkoppeling, dan lopen facturen bovendien automatisch door naar Moneybird of SnelStart — zie koppelingen.

Facturatie-instellingen

De basisregels voor je facturatie stel je één keer in bij Instellingen → Facturatie, onder "Termijnen & herinneringen". Hier bepaal je hoe termijnen worden verdeeld en wanneer automatische herinneringen uitgaan. Deze instellingen gelden voor al je facturen, zodat je niet per factuur dezelfde keuzes hoeft te maken.

Zodra je facturen lopen, wil je natuurlijk zien wie nog moet betalen en hoeveel omzet je draait. Dat vind je bij het financieel overzicht. En om leerlingen te laten betalen via iDEAL of automatische incasso, lees je verder bij betalingen en incasso.