Leerlingen beheren: toevoegen, uitnodigen en archiveren

De leerlingenlijst

Onder de tab Leerlingen vind je al je leerlingen op één plek. Bovenaan kun je zoeken op naam en filteren, zodat je ook bij honderden leerlingen snel de juiste vindt. Elke leerling verschijnt als een regel met de belangrijkste kerninformatie, zodat je niet elk profiel hoeft te openen om te weten waar je staat.

Wat de lijst vooral bruikbaar maakt, zijn de signalen: kleine chips die aangeven welke leerlingen aandacht vragen. Denk aan een leerling met te weinig tegoed, een openstaande factuur of iemand die al een tijd geen les meer heeft gehad. In plaats van zelf alles bij te houden, wijst Ribba je naar de leerlingen die opvolging nodig hebben. Zo begin je je dag met een duidelijke to-dolijst in plaats van een lange, ongefilterde lijst.

Een leerling toevoegen

Een nieuwe leerling voeg je in een paar stappen toe:

1. Open de tab Leerlingen en kies om een nieuwe leerling toe te voegen.
2. Vul de basisgegevens in: naam, contactgegevens en het adres waar je de leerling ophaalt.
3. Sla op. De leerling staat nu in je lijst en is klaar om lessen voor in te plannen.
4. Wil je dat de leerling zelf lessen kan aanvragen en kan meekijken? Kies dan "Leerling uitnodigen" om hem toegang te geven tot de leerling-app.

Uitnodigen voor de leerling-app

Met "Leerling uitnodigen" geef je een leerling toegang tot zijn eigen omgeving in Ribba. De leerling logt in en ziet dan zijn geplande lessen, kan zelf een les aanvragen (als jij dat toestaat), volgt zijn voortgang op de leskaart en betaalt zijn facturen via iDEAL. Dat scheelt jou telefoontjes en appjes over "wanneer heb ik weer les" en "hoeveel lessen heb ik nog". Alles wat de leerling zelf kan zien en doen, staat beschreven bij de leerling-app.

Het leerlingdetail

Tik je op een leerling, dan open je het leerlingdetail: het volledige dossier van die leerling. Bovenaan staat een handige samenvatting in de vorm "X gehad · Y gepland · Z tegoed", zodat je meteen ziet hoeveel lessen de leerling heeft gevolgd, hoeveel er nog gepland staan en hoeveel tegoed er over is. Vanaf hier plan je met één knop een les in ("Les inplannen", of "Plan eerste les" bij een nieuwe leerling).

Het detail is opgedeeld in overzichtelijke secties:

• Tegoed — het lestegoed van de leerling per lestype. Hier voeg je tegoed toe dat bij het plannen automatisch wordt afgeboekt. Meer hierover bij tegoed, pakketten en opleidingen.
• Lessen — alle geplande en gevolgde lessen van de leerling, met hun status.
• Facturen — de facturen van de leerling en of ze betaald zijn.
• Leskaart — de voortgang en beoordelingen op modules en vaardigheden. Zie de leskaart en voortgang.
• Pakketten — de lespakketten die aan deze leerling gekoppeld zijn, inclusief termijnbetaling en vervaldatum.
• Gegevens en adres — de persoons- en contactgegevens en het ophaaladres.
• Gepland examen — het examen dat voor de leerling gereserveerd staat via de CBR-koppeling.

Doordat alles op één plek staat, weet je bij elk telefoontje of elke les meteen waar de leerling staat, zonder tussen schermen te hoeven schakelen.

Archief: leerlingen die klaar zijn

Heeft een leerling zijn rijbewijs gehaald of is hij gestopt? Dan zet je hem in het Archief. Een gearchiveerde leerling verdwijnt uit je actieve lijst, maar alle gegevens — lessen, facturen, voortgang — blijven bewaard. Zo houd je je werklijst overzichtelijk en werk je alleen met de leerlingen die er nu toe doen. Bijkomend voordeel: gearchiveerde leerlingen tellen niet mee voor je abonnementslimiet, dus op Basic blijf je makkelijker binnen de grens van 30 actieve leerlingen. Wil je een leerling later toch weer activeren, dan haal je hem eenvoudig terug uit het archief.

Wil je nu dieper de onderdelen in? Bekijk hoe je de voortgang op de leskaart bijhoudt, hoe tegoed en lespakketten werken, hoe je een leerling toegang geeft tot de leerling-app, of hoe je een ouder laat meekijken bij een jonge leerling.