Creditfactuur maken: wanneer, hoe en waarop letten

Waarom je een factuur niet verwijdert

Je factuurnummers moeten een doorlopende reeks vormen. Dat is geen boekhoudkundige smaak maar een eis aan je administratie: aan de nummering moet te zien zijn dat er niets tussenuit is gehaald. Verwijder je factuur 2026-041 omdat er een fout in staat, dan mist die in de reeks en kun je bij een controle niet laten zien wat er gebeurd is.

De oplossing is een creditfactuur: een nieuwe factuur met een negatief bedrag die de oude terugdraait. De originele factuur blijft gewoon bestaan. Samen staan ze op nul.

Wanneer je crediteert

• Verkeerd bedrag. Je hebt tien lessen gefactureerd en er waren er acht.
• Verkeerde leerling. De factuur staat op de verkeerde naam of het verkeerde adres.
• Geannuleerd pakket. Een leerling stopt en je betaalt het restant van een lespakket terug.
• Dubbel gefactureerd. Dezelfde lessen staan op twee facturen.
• Verkeerd btw-tarief. Je hebt btw gerekend over een CBR-examengeld, en dat is een doorlopende post zonder btw.

Kleine tekstfouten zijn een ander verhaal. Staat er een typefout in een straatnaam maar kloppen bedrag, btw en tenaamstelling, dan hoef je niet te crediteren.

Wat er op een creditfactuur moet staan

Een creditfactuur is gewoon een factuur en moet dus aan dezelfde eisen voldoen. Daarnaast wil je dat duidelijk is welke factuur wordt teruggedraaid.

• Het woord creditfactuur of creditnota, zodat er geen twijfel is.
• Een eigen factuurnummer uit je doorlopende reeks.
• De datum waarop je crediteert, niet de datum van de originele factuur.
• Een verwijzing naar het nummer en de datum van de factuur die je corrigeert.
• Je eigen gegevens en die van de leerling, zoals op de originele factuur.
• De bedragen negatief, met hetzelfde btw-tarief als op het origineel.
• De reden, in één regel. Dat scheelt jou en je boekhouder later zoekwerk.

Gedeeltelijk crediteren

Je hoeft niet de hele factuur terug te draaien. Heb je tien lessen gefactureerd en waren het er acht, dan crediteer je twee lessen. De leerling houdt dan één originele factuur en één creditfactuur, en het verschil is wat hij betaalt.

Is de originele factuur al betaald, dan ontstaat er een tegoed. Dat verreken je met de volgende factuur of je maakt het over. Verrekenen is voor beide partijen makkelijker, maar zet het dan wel op de volgende factuur zodat de leerling snapt waarom het bedrag lager is.

Je nummering en je debiteurnummers

Twee dingen die door elkaar lopen, terwijl ze niets met elkaar te maken hebben.

Het factuurnummer is verplicht en moet opeenvolgend zijn. Je mag per jaar opnieuw beginnen zolang het jaartal erin zit, bijvoorbeeld 2026-001. Wat niet mag is nummers overslaan of hergebruiken.

Het debiteurnummer is niet verplicht. Het is een nummer dat je zelf aan een leerling of ouder geeft zodat je betalingen kunt terugvinden. Voor een rijschool met vijftig leerlingen die allemaal een eigen betaalregeling hebben, scheelt dat veel uitzoekwerk bij het afletteren van je bankafschrift. Ribba kent nummers toe zodra je een leerling aanmaakt; hoe je dat aanpast staat in de handleiding over facturen maken.

In Ribba

Bij een verstuurde factuur staat de optie om te crediteren. Ribba maakt dan een nieuwe factuur aan met het volgende nummer uit je reeks, de bedragen negatief en een verwijzing naar het origineel. Koppel je Moneybird of SnelStart, dan gaat de creditfactuur mee naar je boekhouding, zodat je hem niet twee keer hoeft in te voeren.